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LegalScan

Digitalización certificada de los documentos en papel.

Hoy en día, la gran mayoría de las facturas recibidas por una organización tiene formato papel. Su gestión es complicada y el original de estas facturas ha de conservarse durante un periodo de tiempo determinado.

Actualmente, la tecnología posibilita que se puedan digitalizar las facturas para su archivo y consulta remota, y mediante técnicas de OCR (reconocimiento óptico de caracteres) se extraigan los datos para su procesamiento electrónico.

Además, la legislación ha dado un gran paso (Resolución de 24 de octubre de 2007 de la Agencia Estatal de Administración Tributaria) y ahora permite la destrucción de las facturas recibidas en papel si, previamente, se ha realizado un proceso de digitalización certificada que obtiene copias digitales firmadas electrónicamente.

Pixelware Legal Scan es el módulo que lleva a cabo esta tarea, a través de un software homologado por la AEAT que nos permite, digitalizar las facturas en papel, conservarlas en formato digital con todo el valor jurídico y legal, y destruir su soporte original.

La destrucción del papel y la conservación electrónica.

Pixelware Legal Scan automatiza el proceso de digitalización, permitiendo la captura de facturas de una o varias páginas, siendo capaz de distinguir de forma automática cuándo pasamos al siguiente documento. La solución ha sido abierta para permitir, de forma adicional, la ingesta y clasificación de cualquier tipo de documentos (cartas, ofertas, albaranes, pedidos, etc.).

En una acción ininterrumpida, el sistema genera un archivo digital en formato PDF/A, introduce los campos de homologación requeridos por la Agencia Tributara, incluye un sello de tiempo y firma digitalmente el documento.

El documento, una vez en formato electrónico, es reconocido mediante técnicas de OCR, lo cual ayuda al usuario en la indexación de la factura según los campos requeridos en los libros de IVA.

Para facilitar la inserción de los datos que identifican al emisor y al receptor de las facturas, la aplicación permite que se definan tablas auxiliares con los valores a rellenar de forma automática (razón social, NIF, forma de pago, etc.).

La información indexada se clasifica en torno a una gestión documental, cuya estructura jerárquica se configura según las necesidades de la organización; esta información permanece centralizada y accesible para su consulta mediante funcionalidades avanzadas de búsqueda y filtrado sobre el árbol de clasificación de las facturas.

El sistema genera periodos tributarios a partir de las facturas digitalizadas, proporcionando informes con los detalles de la acción (fecha de inicio y fin del periodo, resumen de cuotas impositivas, total facturado, etc.).

Estos periodos tributarios son firmados y almacenados, quedando a disposición de los usuarios para su consulta (solo lectura) o exportación a CD o a fichero plano.

Control de calidad y seguridad en los procesos.

La solución cuenta con una serie de funcionalidades orientadas a la calidad y seguridad:

• Aporta a las facturas digitalizadas el mismo valor probatorio que las de papel
• Conserva las facturas escaneadas y ciertos metadatos en una base de datos securizada de modo que se puede destruir el papel, conservando su valor probatorio
• Mejora su almacenamiento, búsqueda, acceso y disponibilidad simultánea para más de una persona en la organización.
• Todas las acciones realizadas, desde los distintos puestos, quedan registras con la fecha y la hora, así como con las iniciales del usuario que realizó la acción.

Pixelware Legal Scan supone un importante avance en la gestión de las facturas y el control de la información, consiguiendo, a muy corto plazo, un ahorro de costes, espacio y recursos; se mejora el almacenamiento de las facturas así como su localización, acceso y disponibilidad simultánea para múltiples personas, proporcionando funcionalidades que ninguna otra herramienta del mercado dispone.

Una solución integrada

En la gestión de facturas de una organización, el sistema debe interactuar con distintos módulos adicionales; estos completan la solución y permiten automatizar los procesos existentes:

• ERP (Sistema de gestión financiera). Las facturas, en su tramitación ordinaria, comparten información con los sistemas ERP. La solución de Pixelware contempla esta conexión (lectura de las tablas maestras, envío de la factura para su contabilidad, etc...).
• Digitalización masiva. En el mercado, existen herramientas comerciales que permiten optimizar la ingesta masiva y el reconocimiento de la información contenida en las facturas recibidas en papel. Estos módulos, de forma trasparente, se pueden conectar a la solución de Pixelware.
• Gestión documental. La gestión documental hace posible que las organizaciones centralicen y mantengan accesible toda la información y los documentos necesarios. La solución de Digitalización Certificada de Pixelware contempla la exportación de las facturas digitalizadas y de los periodos tributarios a estas plataformas documentales.
• Procedimientos de trabajo. La gestión de las facturas de proveedor es un punto clave en cualquier organización y en su tramitación participan todos los departamentos; es por ello, que se hace necesario disponer de una herramienta que centralice, gestione y coordine todo el proceso. La solución propuesta permite el envío de las facturas digitalizadas e indexadas para su aprobación, en este tipo de sistemas.

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