Gestión y tramitación de los Expedientes de Contratación en todas las fases del proceso, bajo la Ley de Contratos del Sector Público, tanto en organismos públicos como en empresas privadas que trabajan con la Administración Pública.

Actualmente, las empresas y los organismos públicos están mostrando un especial interés por ser cada vez más eficaces y eficientes en el desempeño de su operativa diaria.

Controlar los procesos de contratación en todas sus fases, supone una labor tan importante como complicada; además, nos encontramos ante un nuevo marco legal que hace necesaria una adaptación de los sistemas de contratación a las nuevas normativas de la Ley de Contratos del Sector Público en su texo refundido 3/2011, que incluye la Ley 30/2007.

El control de los procesos y la información

Para hacer frente a esta nueva realidad, los departamentos de contratación cuentan con la solución de Contratación Electrónica de Pixelware, una herramienta tecnológica que está ayudando a numerosos organismos e instituciones a controlar su información, documentos y procesos, adaptándose totalmente a su dinámica y a su forma de trabajar.

La Contratación Electrónica se inicia con una solicitud desde la Unidad Proponente, origen de la necesidad, y automatiza la tramitación de los expedientes definiendo claramente todos los pasos del proceso y guiando al usuario tramitador en cada una de las fases de la contratación hasta la resolución del Contrato.

Con la Solución de Contratación Electrónica de Pixelware, el proceso de contratación se adecua completamente a la normativa vigente, teniendo en cuanta las particularidades contempladas por cada Poder Adjudicador (Administración General del Estado, Administración Local, Sociedades Mercantiles, Organismos Autónomos, Entidades Públicas Empresariales, Mutuas, Autoridades Portuarias, etc.). Así mismo, se adapta de forma flexible a las necesidades concretas de cada entidad.

Una solución integrada

En la tramitación de un expediente de contratación, el sistema debe interactuar con distintos módulos adicionales; estos contemplan la solución y permiten automatizar los procesos existentes. Estos módulos externos, que ayudan a optimizar la contratación, son, entre otros:

• Perfil del contratante: la ley obliga a facilitar la información de las licitaciones en un perfil de contratante publicado en Internet. La solución de Contratación facilita dicha información para su publicación y es capaz de crear y desarrolar un Perfil del Contratante propio.
• Plataforma de Contratación del Estado (PLACE): la solución dispone de una serie de conectores que, utilizando las librerías CODICE, proporcionadas por la Plataforma de Contratación del Estado, permiten la publicación de la información referente a las licitaciones y adjudicaciones que se realicen.
• Notificaciones Electrónicas: Integradas con el sistema de Notificaciones telemáticas Seguras de Correos para informar a los licitadores o adjudicatarios.
• Registro de Entrada y Salida: La información recibida por los licitadores y adjudicatarios, y la enviada al exterior durante la tramitación del expediente, crea de forma automática un asiento registral en el Registro General del organismo. De esta forma, se controlan todos los documentos emitidos o recibidos a partir del expediente de contratación al cual están vinculados.
• Registro Electrónico: La información recibida por los licitadores y adjudicatarios, de forma telemática, durante la tramitación del expediente, crea de forma automática un asiento registral en el Registro Electrónico del organismo.
• Licitación Electrónica: Plataforma accesible desde internet que posibilita la licitación de los proveedores por medios completamente electrónicos.
• Subasta electrónica: Portal del licitador para realizar pujas de forma electrónica.
• ERP (Sistema de gestión financiera): Los expedientes, en su tramitación ordinaria, comparten información con los sistemas ERP. La solución de Pixelware contempla esta conexión (verificación y retención del crédito, lectura de las tablas maestras, etc.).
• Gestión de Facturas: Como resultado de la ejecución de una licitación, se reciben facturas que deben ser registradas y procesadas. La solución permite completar el proceso con la solución de Gestión de Facturas de Pixelware.