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Soluciones
Gestión de Expedientes de Contratación de PixelwareDetalle de la solución FuncionalidadesLa Gestión de Expedientes de Contratación agiliza la implantación de los procesos relacionados con la gestión y control del seguimiento de la tramitación de expedientes de compras. De igual forma toda la información necesaria se asocia al expediente.
Para las Unidades Contratantes las ventajas serán las siguientes:
Se tiene en cuenta, en cada caso, el tipo de tramitación y el procedimiento de adjudicación que determinan las fases y documentos necesarios en cada caso. La gestión de Expedientes de Contratación ofrece la posibilidad de realizar combinaciones entre el Procedimiento elegido y la Forma de Adjudicación. Control de usuarios y seguridad del sistemaLa herramienta de gestión de tramitación de expedientes de compras permite la gestión de usuarios y sus privilegios, manteniendo los más altos niveles de seguridad y control de accesos. Se establecen los privilegios de cada usuario basándonos en las categorías. Podemos estructurar la información en un cuadro jerárquico de tipologías documentales sobre las que se definen las categorías y sus restricciones. Seguridad de acceso y difusión de la documentación La solución ofrece unas opciones de seguridad avanzadas en el control de la transmisión de los documentos digitalizados del papel. Es posible configurar una marca de agua que incluya el nombre del usuario, directamente sobre el documento visualizado, descargado o impreso, con lo que se lleva un seguimiento de la información y se tiene constancia de los responsables de su difusión. Acceso Web, desde cualquier lugar y en cualquier momentoEl sistema permite el acceso a todas las funcionalidades que se describen, con perfiles de usuario configurables, a través de un navegador Web. De este modo se puede acceder al sistema desde cualquier equipo al no ser necesaria ninguna instalación. Todas las funcionalidades se podrán realizar a través del navegador, desde el inicio del expediente, la asociación de documentación, la generación de nuevos documentos, el seguimiento del expediente y las diferentes aprobaciones en cada uno de los pasos del proceso, hasta el paso final de información a los licitadores. Auditoria de los datosControl de todo el historial de modificaciones. El sistema permite realizar auditorias sobre los procesos activos y finalizados, mostrando la siguiente información:
Estructuración de la informaciónPixelware presenta una cómoda interfaz con los datos expuestos de forma sencilla y con amplias posibilidades, con lo que se pueden definir campos de cualquier longitud, tipo, características, etc. como pueden ser alfanuméricos, enteros, lógicos, fechas o campos para facilitar la entrada de datos como máscaras, multilíneas o listas. Esta estructura posibilita al Administrador del sistema para crear una estructura de datos adaptada a sus necesidades, así como homogeneizar y parametrizar el sistema para que los usuarios utilicen los mismos valores definidos en la tipología de datos. Control de documentaciónLa herramienta de Pixelware permite almacenar cualquier tipo de documentación. El servidor de contenidos se encarga de la gestión de expedientes almacenados y responder a las diferentes solicitudes que llegan desde el resto de módulos de la solución. Este gestor de contenidos se encarga también de llevar un control de las diferentes versiones de los documentos, que se encuentran dentro del sistema, manteniendo siempre actualizada la información que el usuario visualiza en el sistema. Informes, gráficos y notificacionesEl sistema ofrece la posibilidad de obtener informes y gráficos predefinidos, permitiendo realizar consultas desde diferentes puntos y con diferentes niveles de detalle sobre el sistema de seguimiento y control de expedientes. Algunos de los informes son:
Las notificaciones dentro del sistema permiten la comunicación directa entre usuarios y el conocimiento directo de los supervisores de los eventos acaecidos sobre la información. Algunos de los avisos necesarios son los correspondientes a la finalización del plazo de ejecución, avisos de Devolución de Aval (si existe) o avisos de necesidad de interventor en función de importe. Notificaciones Automáticas Las notificaciones automáticas son avisos lanzados por el servidor en función de eventos pre-programados sobre la información, estos pueden ser de varios tipos:
El sistema permite la comunicación entre los usuarios del sistema (o usuarios externos). Se pueden definir grupos de distribución para cada una de las categorías, limitando así quién se puede comunicar con quién dentro del sistema. Un usuario podrá enviar un aviso, un correo electrónico o un registro a otro usuario o grupo que esté dentro de sus grupos de distribución. BúsquedasPixelware propone un amplio y ágil interfaz de búsquedas en función del modo de localización de la información y el conocimiento que tenga el usuario de la catalogación de la misma. Se exponen distintos tipos de búsquedas aquí descritas: DirectasPermiten encontrar la información deseada de manera sencilla, rápida y directa, sin establecer condiciones complejas, permitiendo una búsqueda rápida sobre los campos de clasificación más representativos para cada tipología documental definida.Estructuradas (Búsqueda Local)Búsqueda avanzada de la información sobre una tipología determinada, se permiten definir filtros compuestos sobre cualquier campo de indexación con toda la flexibilidad de una base de datos relacional.No estructuradas (Tipo Google).Búsqueda general, la información será buscada por cualquiera de los campos de indexación definidos sobre todas las fichas del cuadro de clasificación, al igual que dentro de las propiedades o del contenido de los documentos adjuntos.Personalizadas (por formularios).Desde la herramienta de Administración se crean las fichas de datos y puede definirse la entrada de datos según los requerimientos del usuario.Pixelware puede crear formularios de búsqueda a medida y respeta la imagen corporativa de la organización, personalizando cada caso. En definitiva la solución de gestión de expedientes de contratación es una importante herramienta de control sobre el proceso de contratación o compra, que permite a empresas y organismos públicos acceder a toda la información actualizada y disponible y disponer de los flujos del proceso, definidos y controlados. Vea las ventajas concretas de la solución de Gestión de Expedientes de Contratación Mapa web · Pixelware 2008 Todos los derechos reservados |
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