Gestión de Expedientes de Contratación de Pixelware

Funcionalidades

La Gestión de Expedientes de Contratación agiliza la implantación de los procesos relacionados con la gestión y control del seguimiento de la tramitación de expedientes de compras. De igual forma toda la información necesaria se asocia al expediente.

Las funcionalidades más destacadas de la solución de Gestión de Expedientes de Contratación son:

• Seguimiento y control de los diferentes expedientes de contratación que se están manejando en ese momento.
• Coordinación de las tareas entre sus responsables.
• Conocimiento en cualquier momento la situación de un expediente.
• Introducción de cambios en los circuitos, sin afectar al resto de los sistemas de información.
• Generación de grupos de usuarios.
• Visualización del estado de la tarea de un usuario, con información del tipo de estado de la tarea y fecha de inicio y/o final de la tarea.
• Localización de un expediente de contratación a través de diversos métodos de búsqueda.
• Generación de un histórico de movimientos de una tarea, contemplando diversos aspectos como fecha de inicio, estados, desviaciones, etc.
• Gestión de la asignación de tareas hacia los diferentes usuarios.
• Optimización de los tiempos de respuesta a través del tratamiento informático de datos, mediante una monitorización de información con la obtención de indicadores de actividad y calidad de procesos automatizados, reduciendo el volumen de la documentación, agilizando la comunicación interna y mejorando los servicios prestados a los ciudadanos.
• Conocimiento rápido de la relación entre el estado de una tarea y la fecha de vencimiento final de la misma, a través de las alarmas informativas de las que dispondrá. Esto facilitará la labor de detección de acciones pendientes de realización, debido a un retraso en el cumplimiento de los plazos marcados.

Para las Unidades Contratantes las ventajas serán las siguientes:

• Agilidad en la tramitación y gestión de los datos independientemente de su localización geográfica.
• Reducción de los tiempos de espera, para la gestión de una Licitación.
• Extensión del uso de las nuevas tecnologías, persiguiendo convertirlo en el primer canal de de información.
• Potenciación de los servicios de información administrativa.
• Conocimiento en cualquier momento de la situación de un expediente así como los posibles errores e incorrecciones y subsanarlos a la mayor brevedad posible.

Se tiene en cuenta, en cada caso, el tipo de tramitación y el procedimiento de adjudicación que determinan las fases y documentos necesarios en cada caso.
La gestión de Expedientes de Contratación ofrece la posibilidad de realizar combinaciones entre el Procedimiento elegido y la Forma de Adjudicación.

Control de usuarios y seguridad del sistema

La herramienta de gestión de tramitación de expedientes de compras permite la gestión de usuarios y sus privilegios, manteniendo los más altos niveles de seguridad y control de accesos.
Se establecen los privilegios de cada usuario basándonos en las categorías.
Podemos estructurar la información en un cuadro jerárquico de tipologías documentales sobre las que se definen las categorías y sus restricciones.

Seguridad de acceso y difusión de la documentación La solución ofrece unas opciones de seguridad avanzadas en el control de la transmisión de los documentos digitalizados del papel. Es posible configurar una marca de agua que incluya el nombre del usuario, directamente sobre el documento visualizado, descargado o impreso, con lo que se lleva un seguimiento de la información y se tiene constancia de los responsables de su difusión.

Acceso Web, desde cualquier lugar y en cualquier momento

El sistema permite el acceso a todas las funcionalidades que se describen, con perfiles de usuario configurables, a través de un navegador Web. De este modo se puede acceder al sistema desde cualquier equipo al no ser necesaria ninguna instalación.

Todas las funcionalidades se podrán realizar a través del navegador, desde el inicio del expediente, la asociación de documentación, la generación de nuevos documentos, el seguimiento del expediente y las diferentes aprobaciones en cada uno de los pasos del proceso, hasta el paso final de información a los licitadores.

Auditoria de los datos

Control de todo el historial de modificaciones. El sistema permite realizar auditorias sobre los procesos activos y finalizados, mostrando la siguiente información:

• Todas las instancias existentes en un proceso de trabajo, consultando los pasos realizados, los tiempos, los usuarios que los han realizado y la tarea actual donde se encuentra.
• Todas las tareas pendientes de realización, en curso o finalizadas de un determinado usuario.
• Todas las instancias activas en una determinada tarea de un procedimiento.

Estructuración de la información

Pixelware presenta una cómoda interfaz con los datos expuestos de forma sencilla y con amplias posibilidades, con lo que se pueden definir campos de cualquier longitud, tipo, características, etc. como pueden ser alfanuméricos, enteros, lógicos, fechas o campos para facilitar la entrada de datos como máscaras, multilíneas o listas.

Esta estructura posibilita al Administrador del sistema para crear una estructura de datos adaptada a sus necesidades, así como homogeneizar y parametrizar el sistema para que los usuarios utilicen los mismos valores definidos en la tipología de datos.

Control de documentación

La herramienta de Pixelware permite almacenar cualquier tipo de documentación. El servidor de contenidos se encarga de la gestión de expedientes almacenados y responder a las diferentes solicitudes que llegan desde el resto de módulos de la solución.

Este gestor de contenidos se encarga también de llevar un control de las diferentes versiones de los documentos, que se encuentran dentro del sistema, manteniendo siempre actualizada la información que el usuario visualiza en el sistema.

Informes, gráficos y notificaciones

El sistema ofrece la posibilidad de obtener informes y gráficos predefinidos, permitiendo realizar consultas desde diferentes puntos y con diferentes niveles de detalle sobre el sistema de seguimiento y control de expedientes.

Algunos de los informes son:

• Informes de ampliaciones de plazo.
• Ajustes de anualidades.
• Informe de lo que se ha ido pagando del contrato.
• Informe de situación del expediente.
• Informe de contratos vencidos y que no ha terminado el plazo ejecución.
• Informe para el Tribunal de cuentas

También se ofrece la posibilidad de generar avisos o notificaciones ante determinados eventos.
Las notificaciones dentro del sistema permiten la comunicación directa entre usuarios y el conocimiento directo de los supervisores de los eventos acaecidos sobre la información.

Algunos de los avisos necesarios son los correspondientes a la finalización del plazo de ejecución, avisos de Devolución de Aval (si existe) o avisos de necesidad de interventor en función de importe.

Notificaciones Automáticas
Las notificaciones automáticas son avisos lanzados por el servidor en función de eventos pre-programados sobre la información, estos pueden ser de varios tipos:

• Sindicación de contenidos. Un usuario puede realizar un seguimiento sobre un expediente o documento determinado. De esta forma podrá sindicarse, suscribirse, a esta unidad de información y dar de alta eventos que le notifiquen vía correo electrónico o aviso interno de la aplicación, de las interacciones que otros usuarios realizan sobre dicho expediente.
• Usuarios supervisores. Los usuarios supervisores del sistema podrán dar de alta eventos sobre el cuadro de clasificación de la información que les notifiquen, vía correo electrónico o aviso interno de la aplicación, las interacciones que otros usuarios realizan sobre dicho tipología.

Notificaciones Manuales
El sistema permite la comunicación entre los usuarios del sistema (o usuarios externos). Se pueden definir grupos de distribución para cada una de las categorías, limitando así quién se puede comunicar con quién dentro del sistema.
Un usuario podrá enviar un aviso, un correo electrónico o un registro a otro usuario o grupo que esté dentro de sus grupos de distribución.

Búsquedas

Pixelware propone un amplio y ágil interfaz de búsquedas en función del modo de localización de la información y el conocimiento que tenga el usuario de la catalogación de la misma.
Se exponen distintos tipos de búsquedas aquí descritas:

Directas

Permiten encontrar la información deseada de manera sencilla, rápida y directa, sin establecer condiciones complejas, permitiendo una búsqueda rápida sobre los campos de clasificación más representativos para cada tipología documental definida.

Estructuradas (Búsqueda Local)

Búsqueda avanzada de la información sobre una tipología determinada, se permiten definir filtros compuestos sobre cualquier campo de indexación con toda la flexibilidad de una base de datos relacional.

No estructuradas (Tipo Google).

Búsqueda general, la información será buscada por cualquiera de los campos de indexación definidos sobre todas las fichas del cuadro de clasificación, al igual que dentro de las propiedades o del contenido de los documentos adjuntos.

Personalizadas (por formularios).

Desde la herramienta de Administración se crean las fichas de datos y puede definirse la entrada de datos según los requerimientos del usuario.

Pixelware puede crear formularios de búsqueda a medida y respeta la imagen corporativa de la organización, personalizando cada caso.

En definitiva la solución de gestión de expedientes de contratación es una importante herramienta de control sobre el proceso de contratación o compra, que permite a empresas y organismos públicos acceder a toda la información actualizada y disponible y disponer de los flujos del proceso, definidos y controlados.

Vea las ventajas concretas de la solución de Gestión de Expedientes de Contratación