Gestión de expedientes de contratación

Recursos

Control de todas las fases del proceso de contratación bajo la Ley 30/2007, tanto en organismos públicos como en empresas privadas que trabajan con la Administración Pública.

Actualmente, las empresas y los organismos públicos están mostrando un especial interés por ser cada vez más eficaces y eficientes en el desempeño de su operativa diaria.

Controlar los procesos de contratación en todas sus fases, supone una labor tan importante como complicada; además, nos encontramos ante un nuevo marco legal que hace necesaria una adaptación de los sistemas de contratación a nuevas normativas como la Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público y la Ley 31/2007 de 30 de octubre, sobre procedimientos de contratación en los sectores del agua, la energía, los transportes y los servicios postales.

El control de los procesos y la información

Para hacer frente a esta nueva realidad, los departamentos de contratación cuentan con la solución de Gestión de Expedientes de Contratación de Pixelware, una herramienta tecnológica que está ayudando a numerosos organismos e instituciones a controlar su información, documentos y procesos, adaptándose totalmente a su dinámica y a su forma de trabajar.

La Gestión de Expedientes de Contratación se inicia con una solicitud, que puede realizarse, bien desde la unidad de contratación, o bien directamente desde el departamento proponente, origen de la necesidad. La solución automatiza la tramitación de los contratos, define claramente todos los pasos del proceso y, guía al usuario tramitador en cada una de las fases de la contratación, de tal forma que, en función de la naturaleza del expediente, el sistema:

Indica al usuario los campos obligatorios (valores estimados, códigos CPV, garantías, plazos de ejecución, importes de adjudicación, etc.).
Ofrece un catálogo de más de 120 modelos para generar los documentos oficiales de forma automática (certificado de existencia de crédito, pliego de condiciones particulares, actas, propuestas, resoluciones, comunicaciones, cartas, etc.).
Permite generar informes sobre los expedientes (Tribunal de cuentas, listado general de expedientes, lista de licitadores presentados, apertura de ofertas económicas, etc.).

Un sistema de alarmas avisa al usuario (o a los supervisores) de la proximidad o vencimiento de las vigencias establecidas sobre los trámites, y, en todo momento, los supervisores disponen de acceso al seguimiento y un control del estado de los diferentes expedientes que se encuentran en curso.

La solución permite crear (o enlazar de un sistema externo) una tabla maestra de proveedores, mediante la cual, la unidad de contratación puede tener registrada y actualizada, tanto la información de los mismos como sus documentos necesarios para licitar en un concurso (escritura de constitución de la empresa, justificación IAE, clasificación empresarial, escritura de poder, etc.). El sistema, adicionalmente, permite crear un catálogo de artículos y servicios relacionados con el proveedor que facilita la solicitud de ofertas en los contratos menores.

El proceso de contratación se adecua completamente a la normativa vigente, teniendo en cuanta las particularidades contempladas por cada Poder Adjudicador (Administración General del Estado, Administración Local, sociedades mercantiles, organismos autónomos, entidades públicas empresariales, mutuas, etc.). Así mismo, se adapta de forma flexible a las necesidades concretas de cada organismo.

Una solución integrada

En la tramitación de un expediente de contratación, el sistema debe interactuar con distintos módulos adicionales; estos contemplan la solución y permiten automatizar los procesos existentes. Estos módulos externos, que ayudan a optimizar la contratación, son, entre otros:

Perfil del contratante: la ley obliga a facilitar la información de las licitaciones en un perfil de contratante publicado en Internet. La solución de Contratación facilita dicha información para su publicación y es capaz de crear y desarrolar un Perfil del Contratante propio.
Plataforma de Contratación del Estado: la solución dispone de una serie de conectores que, utilizando las librerías CODICE, proporcionadas por la Plataforma de Contratación del Estado, permiten la publicación de la información referente a las licitaciones y adjudicaciones que se realicen.
Notificaciones telemáticas: Integradas con el sistema de Notificaciones telemáticas Seguras de Correos para informar a los licitadores o adjudicatarios.
Registro de Entrada/Salida: La información recibida por los licitadores y adjudicatarios, y la enviada al exterior durante la tramitación del expediente, crea de forma automática un asiento registral en el Registro General del organismo. De esta forma, se controlan todos los documentos emitidos o recibidos a partir del expediente de contratación al cual están vinculados.
Registro Electrónico: La información recibida por los licitadores y adjudicatarios, de forma telemática, durante la tramitación del expediente, crea de forma automática un asiento registral en el Registro Electrónico del organismo.
Subasta electrónica: Portal del licitador para realizar pujas de forma electrónica.
Apertura electrónica de plicas: Sala virtual para la celebración de la apertura de sobres de las mesas de contratación.
ERP (Sistema de gestión financiera): Los expedientes, en su tramitación ordinaria, comparten información con los sistemas ERP. La solución de Pixelware contempla esta conexión (verificación y retención del crédito, lectura de las tablas maestras, etc.).
Gestión Integral de Facturas: Como resultado de la ejecución de una licitación, se reciben facturas que deben ser registradas y procesadas. La solución permite completar el proceso con la solución de Gestión Integral de Facturas de Pixelware.

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