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Detalle de la solución de Registro de Entrada y Salida de Documentación y Correspondencia Oficial de Pixelware
Detalle de la solución
La solución de Registro de Entrada y Salida de Documentación Oficial de Pixelware permite gestionar tanto aquellos documentos (cartas, faxes, e-mails) que entran en una gran empresa o en un organismo oficial y son introducidos en el sistema mediante escáner, como los generados y/o recibidos por medio de otros programas (Word, Excel, Outlook, fax, etc.). Asimismo permite el acceso a la información desde diferentes puntos conectados a la Intranet, utilizando el navegador habitual del usuario.
Las principales ventajas que la solución de gestión de Entrada y Salida de Documentación y Correspondencia Oficial:
Gestiona y establece el circuito documental; define y optimiza los criterios de clasificación, distribución y localización de los documentos entrantes, con independencia de su creación, soporte, y/o forma de transmisión (correo, fax, e-mail, etc.).
Se crea un sistema de información ágil que garantiza la confidencialidad de los datos, agrupa la información correspondiente a un proyecto, dispone la información de todo tipo de documentación para que pueda ser compartida por diferentes organismos, conserva el valor patrimonial de los documentos y permite un acceso rápido y controlado a la información.
- Control de la entrada y salida de documentación y correspondencia oficial: desde la captura, archivo y clasificación, hasta la distribución automática a los distintos destinatarios.
- Registro telemático de toda correspondencia y todos los documentos que entran y/o salen de la compañía.
- Definición de criterios únicos de clasificación de la información sobre los docuentos y la correspondencia, teniendo como resultado una estructura óptima, que permita un rápido y sencillo acceso a los usuarios que necesiten consultarla.
- Indexación de datos de referencia por cada tipo de documento almacenado, agilizando las búsquedas y facilitando la localización de documentos.
- Centralización de la información permitiendo el acceso a la documentación y correspondencia almacenada desde diferentes puestos, de modo que se optimizan los tiempos de respuesta ya que las búsquedas son más sencillas y ágiles.
- Generación de listados de información.
- Disminución del uso del papel físico, lo que permite una mejor distribución de los contenidos de la información relacionada con la correspondencia y una mejor conservación de los documentos originales, evitándose la pérdida de los mismos.
- Acceso seguro a la información contenida en los documentos mediante niveles de permisos que definen exactamente las operaciones que cada grupo puede realizar y los datos a los que pueden acceder.
- Permite el intercambio de correspondecia y documentación según la normativa SICRES
También ofrece la posibilidad de crear dossieres tanto con los documentos y la correspondencia procedentes del escáner como con los procedentes de otras aplicaciones, vídeo, sonido etc., de tal forma que podemos agrupar y localizar fácilmente toda la documentación relacionada con un proyecto determinado.
Además, incorpora la opción de firma electrónica para cada documento que permite llevar a cabo distintos tipos de aprobaciones.
La solución de Pixelware permite la captura masiva de spool basada en XML. Al convertir los documentos del spool de impresión en documentos XML se pueden consultar facturas emitidas desde su ERP, documentos procedentes de escáner, archivos ofimáticos, etc.
Funcionalidades
- Disponer de toda su información organizada, dentro de la estructura definida, explotando toda la información correspondiente a los documentos que entran.
- Asignar información complementaria al documento (códigos, campos de clasificación, destinatario, proyecto referenciado) para su posterior búsqueda y recuperación.
- Mantener y actualizar el registro con nueva documentación mediante escáner (procedentes de papel) o bien de otros formatos.
- Ofrecer posibilidades como la elaboración de un dossier, resultado de una consulta determinada, relacionar registros de correspondencia y documentos, establecer avisos, cortar/pegar documentos, etc.
- Realizar búsquedas combinando uno o más criterios de varios campos dentro de una estructura jerárquica previamente definida, obteniendo como resultado una lista de los documentos que cumplan con los criterios de selección.
- Crear nuevas versiones de documentos ya incorporados al sistema
- Enviar avisos a otros usuarios para la realización de una tarea
- Incorporar anotaciones en los documentos.
- Asociar diferentes tipos de documentos en una misma ficha. Pueden asociarse documentos electrónicos simples, archivos de Word, Excel, WordPerfect con documentos electrónicos compuestos, HTML que a su vez contienen otros archivos y con documentos externos e imágenes capturadas de escáner.
- Conocer todo el historial de las versiones de un mismo documento, creación, modificaciones e incluso eliminación, de modo que se mantiene un control total del documento y sus versiones.
- El módulo de visualización permite mejorar la calidad de las imágenes así como su impresión de muy diferentes formatos.
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