Sistemas de gestión documental y beneficios de su implantación en los procesos de negocio.

Demo OnLine graruita

Aunque las técnicas básicas de la gestión documental ya se llevan aplicando desde hace décadas en el uso del control de documentos en formato de papel, y a lo largo de los años ha ido evolucionando, nos concentraremos en nuestra exposición en la definición de qué debería comprender un sistema de gestión documental avanzado, y cómo podemos integrar los documentos internos y externos, en formato de papel, con la gestión de documentos electrónicos, y la influencia que tienen las nuevas herramientas y sistemas de gestión documental de última generación en los procesos de negocios relacionados con la creación, administración, control y gestión de documentos. Comenzamos con una breve explicación de los términos, para luego pasar a ilustrar con un ejemplo posibles aplicaciones. Finalmente, resumiremos los principales beneficios de los sistemas de gestión documental.

Definición del término "gestión documental"


El significado del término "gestión documental" ha ido evolucionando a lo largo del tiempo y, en ocasiones, se aplica en contextos relacionados, pero no necesariamente conectados o integrados entre sí.

Un ejemplo de definición de gestión documental la podemos en encontrar en wikipedia.org:

"Se entiende por gestión documental el conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía."

Un documento, en su más directo sentido, engloba todo tipo de documentación escrita. Entre los muchos tipos mencionaremos aquí, a modo de ejemplo, algunos relacionados con los procesos de administración y negocio más comunes, tales como: notas, actas, informes, acuerdos, contratos, albaranes, facturas, expedientes, formularios, etc., incluidas las imágenes que forman parte del documento.

Definición del término "sistema de gestión documental"

La administración y el control del enorme volumen de los documentos externos e internos, que forman parte de los procesos de negocios en la administración pública o empresarial, se ha convertido en un reto que ha promovido la adopción de diferentes herramientas que facilitan su gestión, nos brindan mejoras importantes en su control y aportan considerables reducciones de tiempo de búsqueda, manipulación y ahorro de gastos, muy significativos en nuestros procesos administrativos.

Estos sistemas, cada día son más sofisticados y pueden incluir en su gestión también objetos multimedia como imágenes, audio y video. Aunque se solape con la definición de los Sistemas de Gestión de Contenidos, no queremos confundirlo, ya que el término de Gestión de Contenidos se aplica más específicamente a los objetos y la información usada en un entorno Web.

Volvemos a recurrir a wikipedia.org para extraer una definición de Software de gestión documental:

"Software de gestión documental (en inglés, Document Management System) son todos aquellos programas de ordenador creados para la gestión de grandes cantidades de documentos, que rastrean y almacenan documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel. Estos documentos no tienen una organización clara de sus contenidos, al contrario de lo que suele suceder con la información almacenada en una base de datos."

Como vemos aquí se ha traducido la palabra "System" por "Software". Normalmente un sistema de gestión documental se compone de software (herramientas / programas) más o menos integrados. La elección de utilizar herramientas individuales o un sistema integrado, depende realmente de la complejidad del proceso que se quiera gestionar y el nivel de integración de los programas con los procesos administrativos.

Hay una gran variedad de "sistemas" de gestión documental. Su funcionalidad puede empezar por algo tan simple como el registro de documentación que entra y sale, hasta permitir un control de procesos tan sofisticados que cubran cada paso del ciclo de vida de un documento, incluyendo sus documentos relacionados, y llegan a automatizar al máximo procesos de negocio que atraviesan varios departamentos.

Es importante resaltar que antes de embarcarse en un proyecto de implantación de un sistema de gestión documental es imprescindible marcar los objetivos que se quiere alcanzar y hacer un análisis exhaustivo de los procesos a incluir en su gestión. Para ello hay que contar con los servicios de expertos en la materia, que ofrecen orientación hacia la solución más idónea. Sólo así se podrá asegurar que la inversión en el sistema nos aporte los resultados esperados. Hay una larga lista de proyectos que fallaron por subestimar la importancia de una preparación adecuada.

Un sistema de gestión documental avanzado tiene su "corazón" en una base de datos donde la información se encuentra almacenada de tal forma, que puede ser encontrada y recuperada, de forma sencilla y controlada. Pero con almacenar la información de forma estructurada sólo tenemos una parte de la ecuación. El "cerebro" que gobierna el sistema es la lógica del workflow, que permite crear dependencias entre documentos y procesos y enlazar dicha información en unos flujos flexibles y previamente definidos.

Paso indispensable para poder implementar un "workflow" o flujo de trabajo tan sofisticado, es que el máximo de documentación posible se encuentre en formato digital.



Digitalización y gestión documental

Cuando hablamos de los sistemas de gestión documental no debemos olvidar que cuanto más alto es el grado de digitalización de la información que forma parte de los procesos, mayor es el grado de control y automatización que podemos conseguir.

El primer paso consiste en definir qué documentos forman parte de nuestros procesos, cómo podemos incluirlos en nuestro sistema de gestión documental y qué información extraer y almacenar conjuntamente con los documentos en su base de datos. Una vez incluida la información, definimos su ciclo de vida, cómo interactúan con los demás procesos y de qué forma podemos integrar los mismos.

Lo más probable es que nos encontremos con información que proviene de diferentes fuentes y que está en formatos diferentes. Parte de ella en formato digital, almacenado en ficheros o bases de datos, y otra en forma de documentos impresos.

Si la información proviene de otras bases de datos o tiene el formato XML, su consulta y extracción es sencilla, pero. ¿Qué hacemos con documentos digitales en formato pdf., doc., etc.? Será algo más complejo, pero se puede acceder a su contenido de diversas formas, por ejemplo con programas específicos, accediendo directamente al fichero, o enviándolo a imprimir y extraer la información a través del spool (la cola) de impresión.

Esto se complica algo más cuando el documento viene del exterior en formato papel, como por ejemplo un albarán o una factura. Pero si la solución incluye un sofisticado programa de reconocimiento de caracteres ópticos (OCR = Optical Character Recognition), ya hemos dado un paso importante. Con un escáner u otro dispositivo de digitalización convertimos el documento no sólo en una imagen, sino que también llegamos a "leer" electrónicamente su contenido. Si el sistema nos permite reconocer y definir qué partes del documento necesitamos incluir en la base de datos (número de factura, fecha, productos, importes, etc.), tenemos toda la información necesaria en nuestro sistema de gestión documental.

La digitalización de la información vía OCR nos facilita la integración de todo tipo de documentación en la gestión de procesos y flujos de trabajo.



Workflow y gestión documental

Como ya comentamos, tener toda información en forma digital y estructurada en una base de datos es fundamental para lograr una gestión documental avanzada. En un sitio centralizado podemos encontrar fácilmente los documentos y establecer las reglas de quién puede acceder, modificar y borrar/archivar su información.

Pero queremos ir más allá y agilizar nuestros procesos de negocio. Uno de los pilares de nuestra solución de gestión documental es el motor de Workflow (flujo de trabajo). El cual nos permite especificar cada paso de un proceso de negocio, con sus actividades y dependencias relacionadas y los departamentos y roles involucrados. Además podemos definir avisos automáticos que se activen dependiendo de actividades y eventos que se producen a lo largo del proceso. Todo ello, además de reducir el tiempo empleado en la administración de las tareas, minimiza la probabilidad de olvidos y fallos en el proceso.

Otro punto importante es mirar hacia el final del ciclo de vida de un documento y poder definir qué "destino" toma cierta documentación después de un tiempo determinado. ¿Quién recuerda cuándo se borran, archivan, etc.? En muchos casos estás tareas se pueden automatizar completamente.



Ejemplo de aplicación de la gestión documental en un proceso de Recursos Humanos

A continuación vamos a ver un ejemplo ficticio, meramente ilustrativo, de un proceso de contratación y pago de nóminas donde interactúan el departamento de RRHH y contabilidad, y como agente externo, el banco que efectúa las transferencias a los empleados.

Empezamos por la base, que es la creación de formularios estándar de contratación que contienen gran parte de la información necesaria para nuestro workflow. La primera página del contrato tiene todos los datos operativos, como el domicilio, nómina, porcentaje del variable, datos fiscales y bancarios. Dada la importancia que la información contenida en el contrato tiene para los procesos afectados, el documento se elabora conjuntamente entre varios departamentos y sigue un proceso de aprobaciones, antes de que se haga accesible a los empleados de RRHH.

  1. Una vez firmado el contrato por las partes implicadas se procede a su escaneo y digitalización vía OCR, para guardar una copia como imagen y los detalles operativos en nuestra base de datos centralizada.
  2. Mediante este sistema, nos hemos ahorrado tener que teclear los datos a mano, y naturalmente, hemos establecido una política de permisos mediante la cual sólo tienen acceso las personas con las autorizaciones asignadas.
  3. Además se generan unas tareas específicas, definidas para la incorporación de nuevos empleados, por ejemplo gestionar el alta en la Seguridad Social, y se avisa a las personas responsables. En caso de no terminar la actividad en el tiempo estipulado, se envía un aviso a una instancia superior.
  4. Llegado fin de mes, se lanza el proceso de pago de nóminas. El cual accede por un lado a los datos de la nómina y también al sistema CRM, donde se guardan las ventas efectuadas por el empleado. Según el porcentaje cumplido del variable y demás datos, se genera un registro para cada empleado.
  5. Estos registros llevan también la información del responsable que tiene que aprobar el pago de cada una de las nóminas. Vía correo electrónico y/o a través de nuestro sistema de gestión documental, envía un aviso a los responsables.
  6. Una vez aprobados, avisa a administración, que lanza el proceso de impresión de las nóminas, que a la vez genera un lote de órdenes de trasferencias en un fichero con formato XML que se transmite al banco encargado de hacer las transferencias.
  7. El banco procesa el lote y devuelve el fichero con el estatus de cada transacción. Actualizamos nuestra base de datos, y si había alguna incidencia nuestro sistema de workflow/gestión documental, avisa a la persona definida en el sistema para cada caso.
  8. Para las transferencias que se han procesado correctamente, el sistema actualiza la aplicación de contabilidad y también el sistema CRM.
¡Se han agilizado e integrado los procesos de negocio y sistemas externos!

Valor añadido y beneficios de la gestión documental

A continuación enumeramos algunos de los beneficios más destacados de la implantación de un sistema de gestión documental:

  • Control sobre quién puede acceder a los documentos, en qué momento, y qué actividades puede efectuar sobre las mismas.
  • Acceso centralizado y sencillo a toda la documentación relevante de la empresa y posibilidad de colaboración de varias partes en un mismo documento.
  • Seguridad, no sólo a la hora de controlar el acceso, sino también en la custodia y copias de seguridad que supone la adopción de las nuevas tecnologías y bases de datos.
  • Ahorro de tiempo, a la hora de buscar la documentación, y de costes en su gestión y almacenamiento.
  • Reducción de redundancias como duplicidad de documentos, fotocopias, grabaciones de datos.
  • Agilidad y automatización de las tareas administrativas con la creación de flujos de trabajo (workflows) que permiten integrar documentos y procesos de negocio en un entorno controlado y actividades claramente definidas y monitorizadas.
  • Intercambio de documentos en formato electrónico entre empresas, incluyendo el formato estándar XML y la verificación con certificados y firmas digitales.
  • Para no olvidar el "efecto secundario" positivo de la mayor satisfacción de los clientes internos y externos.

Pixelware le ofrece servicios y soluciones punteras, adecuados a sus necesidades, en consonancia con las demandas de su empresa. Estas son las soluciones de negocio que Pixelware ha creado para las demandas de su negocio en cada caso, y de las que ya se han beneficiado nuestros clientes.

    Soluciones
  • Entrada y Salida de correspondencia

    Gestión de Expedientes de Contratación

    Gestión Integral de Facturas

 

↑ arriba ↑ · Mapa web · © Pixelware 1994 - Todos los derechos reservados