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La factura electrónica (e-factura)

En este artículo daremos una introducción en:

• ¿Qué es la factura electrónica?
• ¿Cuáles son los beneficios de su implantación?
• ¿Las leyes españolas principales que rigen el uso de la factura electrónica?
• ¿Qué modalidades de facturas electrónicas se reconocen en España?
• ¿Cómo puedo convertir facturas en papel, en facturas electrónicas y viceversa?

Para empezar, queremos resaltar que existen muchos sinónimos que se usan para definir la factura electrónica. Facturación digital, facturación electrónica, facturae, e-factura, factura telemática, etc. Aunque se parecen, hay matices a tener en cuenta.

Puede ampliar este escrito y consultar más información en los artículos: "La facturación telemática" y "La factura digital".

Pixelware ha creado, entre otras, diversas Soluciones de Negocio para la Gestión Electrónica de los documentos que facilitan el cumplimento de las normativas que rigen la factura electrónica o e-factura:

Introducción en la factura electrónica o e-factura

La factura electrónica (también llamada e-factura o facturae) es una modalidad de factura en la que no se emplea el papel como soporte para demostrar su autenticidad. Por eso, la factura electrónica funciona como un fichero, generado por un programa o software, que recoge la información relativa a una transacción comercial y sus obligaciones de pago y de liquidación de impuestos .

Aunque sabemos perfectamente qué es una factura, su definición correcta sería el documento que refleja la entrega de un producto o la provisión de servicios, junto a la fecha de devengo y la cantidad a pagar como contraprestación.

Todas las facturas, independientemente de cómo se transmitan (en papel o en formato electrónico), han de cumplir una serie de campos obligatorios. El artículo 6 del RD 1496/2003, que regula el contenido de una factura, establece que son:

• Núm. Factura
• Fecha expedición
• Razón Social emisor y receptor
• NIF emisor y "receptor"
• Domicilio emisor y receptor
• Descripción de las operaciones (base imponible)
• Tipo impositivo
• Cuota tributaria
• Fecha prestación del servicio (si distinta a expedición)

Para cumplir con la norma y que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una emitida en papel, el documento electrónico que la representa debe contener los campos obligatorios exigibles a toda factura, estar firmado mediante una firma electrónica avanzada basada en certificado reconocido y ser transmitida de un ordenador a otro, recogiendo el consentimiento de ambas partes.

Con este conjunto de medidas, la Factura Telemática ofrece la suficiente confianza para garantizar integridad, autenticidad de origen y no repudio.

La Factura Telemática supone un importante medio para ahorrar costes de creación, emisión, distribución y conservación de las facturas, consiguiendo simplificar procesos administrativos con una considerable reducción de tiempo y espacio ya que las facturas se transmiten por vía telemática, basándose en la aplicación de mecanismos técnicos de certificación (firma electrónica) se garantizan los principios básicos exigibles a cualquier factura (autenticidad de su origen e integridad de su contenido) y se conserva en soporte informático por lo que su consulta puede ser inmediata.

La factura Telemática contiene, en forma codificada, toda la información que es requerida en una factura tradicional en papel, es decir, entre otros, los datos del emisor y del receptor, incluyendo su nombre, NIF o CIF, la fecha de emisión de la factura, domicilio fiscal del emisor, importe de la factura, porcentaje y importe del IVA, etc.

Además, acompaña al documento una firma electrónica que es generada con un certificado digital, provisto al emisor de la factura por una entidad certificadora aprobada por la AEAT.Con este conjunto de medidas, la Factura Telemática ofrece la suficiente confianza para garantizar integridad, autenticidad de origen y no repudio.

La factura electrónica fomenta que las instituciones dejen atrás las facturas en papel y las reemplacen por una versión electrónica de un documento tributario generado electrónicamente, que tiene la misma validez tributaria que la tradicional y registra las operaciones. Todo el ciclo de la facturación puede ser administrado en forma electrónica. En toda Factura se debe agregar también el impuesto al valor agregado o impuesto de valor añadido (I.V.A.).

Beneficios de la implantación de la factura electrónica (e-factura / facturae)

Dependiendo del volumen de las empresas, el ahorro por concepto de administración de facturas (recepción, almacenaje, búsqueda, firma, devolución, pago, envío, etc.) puede fluctuar entre el 40% y el 80%. Algunas de las razones de este ahorro son:

• Oportunidad en la información, tanto en la recepción como en el envío.
• Ahorro en papelería.
• Facilidad en los procesos de auditoría.
• Mayor seguridad en el resguardo de los documentos.
• Menor probabilidad de falsificación.
• Agilidad en la localización de información.
• Eliminación de espacios para almacenar documentos históricos.
• Procesos administrativos más rápidos y eficientes.

Cuanto más pueda automatizar los procesos, mediante una solución integrada que gestione al máximo las tareas, menos fallos humanos suelen ocurrir y más ahorro y eficacia experimentará. Incluso el seguimiento de impagados se puede gestionar automáticamente e enviar avisos cuando se llegue a ciertos umbrales, previamente especificados.

Además, cuando las empresas operan con esta tecnología, se ven incentivadas a digitalizar otros documentos, logrando eficiencia y ahorro en otras áreas de la empresa. El control tributario se incrementa con la factura electrónica porque permite un mayor control del cumplimiento tributario y simplificación de la fiscalización.

Las leyes principales que rigen la factura electrónica (e-factura / facturae)

En España, se aplica de forma general la Directiva 115/2001, si bien esta normativa está adoptada al ordenamiento nacional, principalmente en estas normas:

• Real Decreto 1496/2003 Reglamento de Facturación.
• Real Decreto 87/2005 Modificaciones al Reglamento de Facturación.
• Orden Ministerial EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. ( BOE, 14-abril-2007 ).
• Orden Ministerial PRE/2971/2007, de 5 de octubre, sobre la expedición de facturas por medios electrónicos cuando el destinatario de las mismas sea la Administración General del Estado u organismos públicos vinculados o dependientes de aquélla y sobre la presentación ante la Administración General del Estado o sus organismos públicos vinculados o dependientes de facturas expedidas entre particulares. (BOE 15-octubre-2007).

Las diputaciones con capacidad normativa propia (Álava, Guipuzcoa, Navarra y Vizcaya) han reproducido esta normativa añadiendo su traducción al idioma vasco.

Modalidades de la factura electrónica

La factura electrónica es la factura que cumple los mismos requisitos de la factura expedida en papel y que se expide de forma electrónica, siempre que se garantice su autenticidad y su integridad. Para garantizar la autenticidad e integridad existen 3 vías:

• La firma electrónica reconocida que es aquella basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma.
• La remisión mediante un sistema "EDI" que aporta integridad y autenticidad.
• Otro sistema que a juicio del Departamento de Inspección Tributaria de la AEAT otorgue autenticidad e integridad, siempre que lo solicite el obligado tributario expedidor de la factura.

De forma general se está aplicando el uso de la firma electrónica reconocida como elemento característico de la factura electrónica.

La conversión de facturas en papel en facturas electrónicas y viceversa

Recientemente se ha publicado la Orden Ministerial EHA/962/2007, donde se definen los elementos necesarios para convertir las facturas recibidas en papel a su equivalente electrónico, siempre que en la operativa de digitalización se emplee un proceso que garantice que el resultado de la digitalización es imagen fiel del documento original en papel, y que el dispositivo de digitalización (scanner) produce la imagen acompañada de una Firma Electrónica Cualificada (tal como se define en la Directiva 1999/93). Al proceso que lo logra se le denomina "Digitalización Certificada".

Además en esa normativa se indica que las facturas electrónicas se pueden transcribir a papel incluyendo en ellas marcas gráficas de autenticación, producidas según la especificación PDF 417, tal como se dispone en la Resolución 2/2003, de 14 de febrero de 2003, de la Dirección General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre determinados aspectos relacionados con la facturación telemática.

No existen requisitos formales respecto a la forma en que se debe proceder a la codificación de la factura.

Pixelware ha creado, entre otras, diversas Soluciones de Negocio para la Gestión Electrónica de los documentos que facilitan el cumplimento de las normativas que rigen la factura electrónica o e-factura: